Qué es un software administrativo y cómo facilita la facturación 4.0

Cada vez más empresas utilizan herramientas tecnológicas para sus labores administrativas, debido a las ventajas que ofrecen para organizar la información de diversos departamentos, visualizarlos de forma sencilla y automatizar diversas tareas como la facturación, reducir tiempos, así como llevar un control estricto de sus ventas.

En este artículo nos enfocaremos en explicar qué es un software administrativo y la forma en que estas soluciones pueden contribuir para facilitar a las empresas la migración hacia el nuevo sistema de facturación 4.0, que será obligatorio en enero de 2023, según lo establecido por las autoridades fiscales.

¿Qué es un software administrativo?

Se trata de un programa informático que permite integrar, en una sola plataforma, todos los procesos involucrados en la operación de una empresa. Esto con el fin de planificar, organizar, controlar y evaluar todos los elementos involucrados en los procesos productivos dentro de una empresa.

Por todo esto, se trata de la herramienta ideal para optimizar la gestión de las compañías grandes, medianas y pequeñas.

Además, estos sistemas se caracterizan por trabajar en la nube, de manera que pueden ser manejadas desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo conectado a internet para capturar nuevos datos, consultar información, emitir facturas, gestionar la cobranza, actualizar el inventario, entre otras actividades que detallamos a continuación:

· Llevar un control de compras y gastos

· Emitir comprobantes fiscales y sus complementos, de acuerdo con los requisitos de facturación 4.0

· Timbrar facturas generadas y validar las recibidas respectivamente

· Administrar el inventario para mantener sucursales y almacenes conectados

· Realizar y dar seguimiento a cotizaciones

· Contar con un expediente de clientes y proveedores

· Generar reportes, gráficas y estadísticas que brindan información de utilidad

· Facilitar la venta en línea a través de algún ecommerce

· Administrar costos por sucursal

· Calcular comisiones para el personal, a partir de las ventas realizadas

· Poder consultar información estratégica a cualquier hora y desde cualquier lugar

· Actualizar toda tu información de manera automática

·Operar el sistema desde una aplicación móvil

¿Cómo puede facilitar la facturación 4.0?

Empezaremos por hablar de la facturación, que es la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) para amparar las actividades económicas de las empresas. Estos pueden ser: de ingreso, egreso, nómina, traslado, retenciones e información de pagos y recepción de pagos.

La Reforma Fiscal para 2022 incluye una nueva versión de la factura electrónica, que pasó de la versión 3.3 a la 4.0, cuya vigencia dio inicio en 2022 y tiene un periodo de convivencia que terminará en enero de 2023, cuando comenzará a ser obligatoria para todos los contribuyentes que emiten comprobantes fiscales.

De acuerdo con dichos cambios, esta nueva versión requiere incluir nuevos datos del emisor y receptor, así como información sobre el uso del CFDI, campos para reportar la información cuando se trata de exportación de mercancías, reportar información en operaciones con el público en general, así como reglas para la cancelación de los comprobantes.

Automatización de los procesos de facturación

Los programas de administrativos empresariales permiten integrar también sistemas especializados en facturación, que pueden ser configurados para automatizar este proceso: emitir CFDI con los requisitos fiscales vigentes, administrarlos, timbrarlos y validar las facturas, calcular los impuestos correspondientes, relacionar los comprobantes fiscales con sus comprobantes de pago, entre otros.

Gracias a estas herramientas es posible generar facturas, timbrarlas, enviarlas al cliente y darle seguimiento y finalmente relacionarlas con el comprobante de pago de forma automática para los fines contables y fiscales correspondientes, ordenar los comprobantes enviados y recibidos y guardarlos en la nube.

De esta manera, es posible facilitar la generación de comprobantes fiscales, con los nuevos requisitos fiscales: actualizar la información de los clientes y capturar los nuevos datos para integrarlos a los procesos automáticos de facturación.

Conclusión

Como ves, contar con herramientas digitales para la administración de tu empresa conlleva una serie de ventajas relacionadas con una mejor gestión, para contribuir al crecimiento del negocio. Incluso facilitan el cumplimiento de la facturación, de acuerdo con lo establecido por las autoridades fiscales.